Übersicht der Rechnungseingangskanäle bei Porsche:

Im Sinne einer schnellen und reibungslosen Abwicklung sind Rechnungen an die Dr. Ing. h.c. F. Porsche AG stets elektronisch einzureichen. Um Ihre Rechnungen bei der Dr. Ing. h.c. F. Porsche AG einzureichen, können Sie aus den untenstehenden Eingangskanälen den effizientesten wählen. Wichtig ist hierbei, dass Sie nur einen Eingangskanal nutzen um eine doppelte Rechnungsstellung zu vermeiden.
Folgende Rechnungseingangskanäle stehen Ihnen zur Verfügung:

Für Produktionsmaterial:

  • EDI (VDA4938)
     

Für Nicht-Produktionsmaterial (d.h. alle Umfänge, die nicht direkt im Fahrzeug verbaut werden):

  • FIN
  • Dienstleister (mit zentraler VDA Anbindung als Intermediär zwischen Lieferant und Porsche)
  • PDF (aus ERP/Excel/Word/...)
  • EDI (VDA4938) *
     

Für Spediteure:

  • EDI (VDA4938/T4)
  • PDF (aus ERP/Excel/Word/...)
  • Papier (Sonderfälle)
     

Für Rechnungen mit ausgewiesener ausländischer Umsatzsteuer:

  • Papier (Grund: Umsatzsteuerrückvergütung)
     

Abweichungen von den aufgeführten Anforderungen sind mit dem Buchhaltungssachbearbeiter und dem EDI-Team abzustimmen.

* Bitte beachten Sie die Hinweise und Einschränkungen in den folgenden Abschnitten.
 

EDI (Electronic Data Interchange)

Die Dr. Ing. h.c. F. Porsche AG bevorzugt den Rechnungseingang mittels des elektronischen Datenaustauschs per EDI. Die Kurzform EDI steht für „Electronic Data Interchange“, also den elektronischen Austausch von strukturierten Daten in einem genormten Format. Die Übermittlung der Datensätze erfolgt über eine OFTP2-Schnittstelle und einen Konverter. Porsche akzeptiert EDI Rechnungen ausschließlich im Format VDA4938. Im Produktionsmaterialumfeld hält sich Porsche an die VDA-Norm und hat keine zusätzlichen, spezifischen Anforderungen an den Datensatz. Im Nicht-Produktionsmaterialumfeld sind individuelle Anpassung möglich und teilweise notwendig. Bitte gehen Sie in diesem Fall spezifisch auf das EDI-Team zu, um die Möglichkeiten abzuklären.

Für weitere Informationen zum VDA Format VDA4938 verweisen wir auf die Website des VDA.

Eine Rechnungsstellung via EDI bietet sich vor allem für hohe Rechnungsvolumen an.

Für die generelle EDI-Anbindung an die Dr. Ing. h.c. F. Porsche AG wenden Sie sich bitte an folgende Teams:

EDI Werk

Abstimmung, ob und wie eine EDI Anbindung erfolgen kann:

  • Anlage des Lieferanten im SAP-System Pxx und / oder anderen relevanten Systemen
  • Anforderung von OFTP2-Datenblatt und Zertifikat vom Lieferanten
  • Versendung von Porsche Datenblatt und Zertifikat (DIP) an den Lieferanten
  • Weiterleitung des Vorgangs an das OFTP2 Team von Porsche
     

Kontakt

EDI Team

Überprüfung des EDI Kanals:

  • Testen der EDI-Rechnungsdateien
  • Endabnahme der EDI-Verbindung
     

Kontakt: edi-rechnungswesen@porsche.de

Hinweis: Porsche arbeitet in der Testphase der Anbindung ohne Testverbindung. Ihre Testdateien werden von unserem EDI-Team produktiv gesetzt.

Weitergehende Informationen und Hinweise finden Sie in unserem EDI-Leitfaden:

Vorteile des Rechnungsaustauschs via EDI

+ Schneller und sicherer Austausch von elektronischen Rechnungsdaten

+ Kosteneinsparung (Papier, Druck, Porto, …)

+ Geringer Verwaltungsaufwand

+ Bessere Nachverfolgungsmöglichkeit

 

Finanzapplikation der Konzern Business Plattform (VW Group Supply)

Die Finanzapplikation (FIN) der Konzern Business Plattform (KBP) ermöglicht Ihnen den elektronischen Austausch von Finanzdaten (Rechnung, Zahlungsavis, …) mit der Dr. Ing. h.c. F. Porsche AG.

Die Finanzapplikation bietet Ihnen folgende Möglichkeit:

  • Einreichen von Rechnungen
  • Übersicht über alle eingereichten Rechnungen *
  • Übersicht über den Bearbeitungsstand der eingereichten Rechnungen
  • Kontaktdaten der Supportstellen
  • Zahlungsinformationen (Avis)
     

*Bitte beachten Sie, dass sämtliche Finanzdaten erst 4 – 6 Tage nach dem Rechnungseingang in der Kreditorenbuchhaltung der Dr. Ing. h.c. F. Porsche AG in der Finanzapplikation angezeigt werden können.

Eine Rechnungsstellung via FIN bietet sich für alle Lieferanten von Nicht-Produktionsmaterial mit mittlerem bis hohem Rechnungsvolumen an.

Eine Rechnungsstellung via FIN bietet sich für alle Lieferanten von Produktionsmaterial (nach Abstimmung mit dem Buchhaltungssachbearbeiter und dem EDI-Team), mit geringem bis mittleren Rechnungsvolumen an. Achtung: Bei Serienumfängen sind zwingend alle Positionsdaten in der FIN auszuführen.

Zur Registrierung auf der Konzern Business Plattform gehen Sie bitte unter folgendem Link www.vwgroupsupply.com auf den Menüpunkt „Als Partner registrieren“.

Bei Fragen zur Registrierung wenden Sie sich bitte unter Angabe Ihres Firmennamens und der DUNS Nummer an folgende E-Mail-Adresse: b2bteam@vwgroupsupply.com

Wenn Ihre Registrierung auf der Konzern Businessplattform abgeschlossen ist, wenden Sie sich bitte an das Supportteam der Dr. Ing. h.c. F. Porsche AG. Dieses wird Ihnen die Rechte für die Finanzapplikation zuweisen. Bitte geben Sie auch hier Ihren Firmennamen und Ihre DUNS Nummer an.

Kontakt: edi-rechnungswesen@porsche.de

Eine Anleitung zur Rechnungsstellung finden Sie auf der Seite der Finanzapplikation (FIN) in ihrem Benutzerhandbuch.

Vorteile des Rechnungsaustauschs via Finanzapplikation der Konzern Business Plattform

+ Schneller und sicherer Austausch von digitalen Rechnungsdaten

+ Kosteneinsparung (Papier, Druck, Porto, …)
 

Dienstleister

Es besteht die Möglichkeit, dass Sie Ihre Rechnungen mittels eines Dienstleisters an die Dr. Ing. h.c. F. Porsche AG übermitteln. Der Dienstleister übernimmt die Konvertierung Ihrer Rechnungen in das von Porsche gewünschte Ausgangsformat, sowie deren Übermittlung an Porsche für Sie. Das von Porsche gewünschte Format ist VDA4938.

Eine Rechnungsstellung via Dienstleister bietet sich für alle Lieferanten mit kleinem bis mittlerem Rechnungsvolumen an.

Achtung: Bei Produktionsmaterialumfängen sind vom Dienstleister zwingend alle Positionsdaten aufzuführen.

Derzeit arbeitet Porsche mit folgendem Dienstleister zusammen:

Basware GmbH: www.basware.de

Eine Anbindung über den genannten Dienstleister erfolgt zwingend im Auftrag des Lieferanten.

Hierzu können Sie sich gerne an den oben genannten Dienstleister wenden.

Achtung: Das steuerliche Original der Rechnung stellt die Rechnungsdatei des Dienstleisters dar.

Vorteile des Rechnungsaustauschs via Dienstleister

+ Schneller und sicherer Austausch von Rechnungsdaten

+ Geringer Verwaltungsaufwand
 

PDF-Rechnungen

Die Rechnungsübermittlung mittels PDF sichert Ihnen neben Papier- und Kosteneinsparungen auch eine schnelle Übertragung und unterstützt uns bei der Optimierung der Bearbeitungszeiten für Ihre Rechnungen.

Bitte beachten Sie, dass nur systemgenerierte PDF-Dateien (aus ERP, Word, Excel erstellt) eine einwandfreie und optimale Bearbeitung sicherstellen. Eingescannte Rechnungen stellen keine Originalrechnungen dar, zudem können diese in der Regel nicht fehlerfrei ausgelesen und automatisch verarbeitet werden.

Im Folgenden finden Sie unsere Anforderungen an PDF-Rechnungen. Ihre PDF-Rechnung ist ausschließlich an die in unseren Anforderungen vermerkte E-Mail-Adresse invoice@porsche.de zu senden. Eine Versendung an E-Mail-Adressen von Porsche Mitarbeitern ist unzulässig und führt dazu, dass Ihre Rechnung nicht angenommen und verarbeitet wird. Ferner weisen wir nachdrücklich darauf hin, dass keine sensiblen und besonders zu schützenden Daten im Rahmen der PDF-Rechnungsstellung übermittelt werden dürfen. Sollten entsprechende Daten aufgrund der von Ihnen erbrachten Lieferungen bzw. Leistungen grundsätzlich auf entsprechenden Belegen erforderlich sein, so ist eine Rechnungsstellung via PDF ausgeschlossen und ein alternativer Eingangskanal zu selektieren. 

Hinweis: Verschlüsselte Dateien werden nicht weiterverarbeitet.

Vorteile des Rechnungsaustauschs via PDF

+ Austausch von digitalen Rechnungsdaten

+ Kosteneinsparung (Papier, Druck, Porto, …)

+ Geringer Verwaltungsaufwand
 

Frachtabrechnungen

Frachtabrechnung VDA 4938/T4

Für die Abrechnung von Frachtrechnungen in Zusammenhang mit Serien- und Aftersales-Umfänge sowie Sonderfahrten sind die Rechnungen via VDA4938/T4 an Porsche zu übermitteln. Für die Anbindung der VDA stellen wir Ihnen unseren Leitfaden Cargo VDA zur Verfügung.

Für den Transport von Neufahrzeugen via LKW und Schiene ist je nach Destination die Anwendung des Gutschriftenverfahren (ERS) anzustreben. Ob die von Ihnen angefahrenen Destinationen hier Anwendung finden, können Sie in unserer Frachtabteilung erfragen.

Papier (Frachten-Sonderfälle)

Für Umfänge mit komplexen Konditionskonstrukten präferieren wir eine Papierabrechnung an die in den steuerlichen Anforderungen genannte Rechnungsadresse der Dr. Ing. h.c. F. Porsche AG.

Rückbelastung

Bei einer Rückrechnung zu einer Belastung bei DFÜ Frachtrechnungen sind zwingend folgende Belege in Papierform oder per PDF einzureichen:

  • eine neue Rechnung
  • unsere Belastung in Kopie
  • Belege, welche die neue Abrechnung untermauern
     

Weitere informationen