Das Planen, Organisieren und Durchführen von virtuellen Meetings kann eine anspruchsvolle als auch eine bereichernde Erfahrung sein. Sorgfältig vorbereitet können solche Meetings ein mächtiges Werkzeug für Innovation und Veränderung sein. Im besten Fall hinterlassen sie bei allen Beteiligten das Gefühl, inspiriert, motiviert und leistungsfähig zu sein. Im ungünstigsten Fall verschwenden virtuelle Meetings Zeit und führen zu Erschöpfung, sodass Mitarbeiter frustriert und unmotiviert zurückbleiben. Meine Kollegen bei Porsche Consulting haben bereits einige wichtige Regeln für High-Performance-Meetings aufgestellt.
Darüber hinaus steckt in einer agilen Meeting-Kultur immer auch eine persönliche Perspektive: Was macht ein Meeting einnehmend und produktiv? Und wie können Meetings die Effektivität, Orientierung und Motivation für jeden Mitarbeitertyp bewahren?
Von der Vorbereitung über die Auswahl der richtigen Teilnehmer und das Halten des Meetings bis hin zum Setzen von Zielen zum Ende einer jeden Konferenz gibt es diverse Möglichkeiten, die Meeting-Kultur zu gestalten. Konkret bietet die agile Meeting-Kultur eine Vielzahl sinnvoller Formate unterschiedlicher Austausch- und Abstimmungsmöglichkeiten - wie beispielsweise Retrospektiven - und inspiriert so zu qualitativ hochwertigeren Meetings. Meine Aufgabe: Sicherstellen, dass diese Formate auch effizient genutzt werden.
Da ich selbst aus dem pädagogischen Bereich komme und die Arbeit mit Menschen liebe, bin ich sehr daran interessiert, Wege zu finden, wie Zusammenarbeit und Kommunikation effektiver werden und Spaß machen. Außerdem fasziniert mich, wie Menschen ticken, was sie motiviert und wie sie ihre Ziele erreichen können, als Einzelpersonen und als Team. Daher ist es seit ich im Unternehmen bin meine Leidenschaft und zugleich meine Mission, zur Kultivierung einer agilen Meeting-Kultur bei Porsche beizutragen.
Wechsel von persönlichen Meetings zu reinen Remote-Meetings
Als im vergangenen Jahr die Präsenzmeetings auf Eis gelegt wurden und das Arbeiten zu Hause vorgeschrieben wurde, hat sich das Porsche-Team der Herausforderung gestellt und sich innerhalb kürzester Zeit auf neue Arbeitsweisen eingestellt. Zusätzlich zu den früheren Erfahrungen mit Remote-Arbeit half den Teams ihr Engagement für agile Werte und Prinzipien, um durchzuhalten und ihre Arbeit von zu Hause aus fortzusetzen.
Mit dem Fortschreiten der Pandemie haben wir realisiert, dass virtuelle Meetings die persönliche Interaktion nicht ersetzen können. Sie sind ein unschätzbares Werkzeug, um Absprachen zu erleichtern, fundierte Entscheidungen zu treffen und starke Beziehungen innerhalb der Teams aufzubauen. Um eine Überladung mit Meetings zu vermeiden, haben wir uns bewusst dafür entschieden, die Sitzungen kürzer, fokussierter und zielgerichteter zu gestalten. Darüber hinaus haben wir eine agile Meeting-Kultur etabliert, die unsere Werte und unsere Überzeugungen widerspiegelt. Unsere Kultur baut auf gegenseitigem Vertrauen und Respekt auf und prägt unser individuelles und kollektives Handeln.
Der Mensch steht im Mittelpunkt unseres Handelns
Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter im Mittelpunkt von allem stehen, was wir tun. Mit anderen Worten: In Meetings geht es nicht um die Technologie, die wir verwenden, sondern um die Menschen, die an dem Meeting teilnehmen. In diesem Zusammenhang wird ein wichtiger Punkt oft übersehen: Es ist keine Schwäche, menschlich zu sein! Anders ausgedrückt: Es ist okay, Fehler zu machen. Es ist okay, so zu sein, wie man ist. Und es ist absolut erlaubt, zu lachen und Spaß zu haben.
Aber wie lässt sich das auf unsere Meetings und unsere tägliche Routine übertragen? Als Moderatorin konzentriere ich mich immer auf den Dialog sowie die Interaktion und stelle sicher, dass jeder die Chance bekommt, etwas zur Diskussion beizutragen. Ich ermutige die Teilnehmer auch dazu, ihre Kamera einzuschalten, um Meetings persönlicher zu gestalten und alle einzubinden. Eine einfache Möglichkeit, ein Meeting aufzulockern, besteht darin, kleine Spiele oder Umfragen einzubauen, an denen sich jeder beteiligen kann. Außerdem stelle ich durch die Strukturierung des Meetings und das vorherige Veröffentlichen der Agenda sicher, dass alle Beteiligten den Zweck des Meetings kennen. So achte ich nicht nur auf Struktur und Zeitdisziplin, sondern leite die Mitglieder auch an, um sicherzustellen, dass der Rahmen eingehalten wird und die Besprechungen nicht für andere Zwecke genutzt werden.
Nicht zuletzt fördere ich die Fähigkeit des aktiven Zuhörens und ermutige die Kollegen, auf den "Ja, aber"-Ansatz zu verzichten. Wir sind davon überzeugt, dass ein offenes, positives und kooperatives Umfeld entscheidend zu unserem Erfolg beiträgt. Ein solch konstruktiver Ansatz bedeutet jedoch nicht, dass wir Feedback vernachlässigen oder Kritik meiden. Im Gegenteil: Unvoreingenommenes Feedback und Ehrlichkeit sind für uns unerlässlich. Jeder Mensch braucht irgendwann Rat und Unterstützung. Und jeder profitiert von ehrlicher und wohlgemeinter Kommunikation.
Feedback ist eine große Hilfe dabei, zu lernen und zu wachsen.
